秘书学原理与实务

作者：熊柱编著

页数：287页

出版社：科学出版社

出版日期：2014

ISBN：9787030409140

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内容简介

本书分为秘书及秘书工作概况、秘书“办文”、秘书“办会”、秘书“办事”四编, 具体内容包括: 秘书学概述, 公务文书的写作, 会议及会务工作, 信息工作, 调查研究工作, 电子政务等。

目录

节选

　　《秘书学原理与实务》：　　三、秘书的心理素养　　心理素养是指一个人在心理过程和个性特征方面所表现出来的本质特征，《秘书学原理与实务》在此主要探讨秘书应具备的气质、性格与秘书心理障碍的克服。　　（一）气质与性格　　1.气质　　现代心理学把气质解释为人的心理活动的强度、速度、灵敏度等典型的、稳定的心理特征。最早提出“气质”（temperament）一词的是罗马医生，他们沿袭古希腊医生的看法，认为人体的健康由其体内的四种液体而定，这四种液体源自不同的器官，黏液生于脑，血液生于心，黄胆汁生于肝，黑胆汁生于胃，它们的比例及调和与否使人出现不同的行为倾向。这种观点并不科学，但长期以来许多学者都以其来解释不同个体的个性类型。其中，黄胆汁占优势的人为胆汁质，他们果敢、顽强，但暴躁、粗心，勇猛过人而谋略不足；血液占优势的人为多血质，他们热情、活泼，行动力非常强，堪称有勇有谋，但比较善变，缺乏持之以恒的毅力；黏液占优势的人为黏液质，他们温顺、内敛，善谋划但不善决断，行事常犹豫不决；黑胆汁较多的人为抑郁质，他们冷静、多思，但遇事比较消极、拖沓。当然，现实生活中纯粹的某种气质类型的人是比较少见的，一般都是几种气质的混合折中。　　传统认为胆汁质与多血质的人不太合适做秘书，因为他们都较易冲动，主动性强而服从性较差，而黏液质与抑郁质的人正好相反，他们谨慎、温和，服从性强，更符合秘书岗位的要求。今天很多学者已不太认同这种看法，因为气质是先天的生理机能决定的，而人的个性很大程度上还受到后天的影响，也就是说，个性是可以有意识地加以改变和培养的。因此，秘书应了解自己的气质类型，清楚自己气质特点中那些适应或不适应秘书工作的方面，从而有意识地进行自我控制和调节，扬长避短，自我完善。　　2.性格　　性格是一种非常复杂的心理现象，是人对现实的态度和行为中比较稳定的、独特的心理特征的总和。研究表明，气质部分地决定或构成了人的性格，因此，人与人在个性特征上既有先天的差异，也有因为成长环境、教育背景、工作氛围等而呈现出的某些共性。尤其是在同一职业的从业者中，由于相似的组织环境、社会关系、工作实践等，。形成了相对封闭、趋于稳定的职业行为和态度，这就是通常所说的职业性格。　　秘书的社会角色、工作性质决定了秘书要有不同于其他职业的职业性格，具体来说，现代秘书最好能具有以下性格侧面。　　（1）开朗豁达。开朗豁达是一个人自信与乐观的表现，是个人人格成熟的标志，对秘书人员来说尤其重要。因为秘书平日里工作压力较大，如果没有开朗乐观的性格品质，很难保持轻松愉快的精神面貌和良好的工作状态。再加上秘书处于复杂的人际关系之中，常常需要面对误解与不满，如果个人心胸狭窄、性格偏激，则将很难开展工作。　　（2）稳重自制。从心理学的角度来看，人的知觉、记忆、思维、判断等均受其主体情绪的影响，如果一个人情绪处于失控的状态，其各种智力因素的发挥都会受到限制，理性被削弱，分析判断能力受到抑制。而秘书日常工作的一举一动看似平常，却往往关系到组织形象和领导决策的成败。因此，秘书必须做到谨慎稳妥、清醒冷静，尤其是在突发事件面前，秘书一定要有较强的约束自己情感和行为的能力，沉着应对，任何时候都绝不能情绪化、意气用事。　　（3）坚毅顽强。坚毅是意志坚强的表现，是一种非常突出的性格特征。秘书每天面临着简单重复的事务性劳动，难免产生厌倦、烦躁的负面情绪，但因为秘书所处位置的特殊，他们很难完全敞开心扉向人诉说。“甚至在遇到挫折或受到委屈时，秘书也只能忍辱负重。如果没有坚毅顽强的性格，很难坚持下来。　　（4）宽容友善。宽容友善是秘书建立自身亲和人格的前提，是培植良好人际合作关系的基础，它要求秘书能容忍、有气度，尤其是在遇到矛盾、隔阂的时候，秘书应以大局为重，只要不涉及原则性问题，都应求同存异、宽容相待，不对他人求全责备。　　（5）幽默风趣。幽默是智商、情商和职商的综合体现，它首先是一种积极乐观的人生态度，其次是一剂释放工作压力和舒缓紧张情绪的良方，因此，幽默也被列为秘书第一的职业性格之一。从心理学的角度来看，幽默能使人保持自我心态平衡，缓解紧张的工作气氛，有时候还能作为摆脱僵局或窘境的婉转方式，能达到出人意料的协调、沟通效果。　　……