Excel人力资源精细化管理和量化分析-从小白到高手

引子
阅读本书之前，先测试一下自己的Excel 水平 1
I 现在动手，自我测试
……………………………………………………………….1
测试题目01 你会设计Excel 表单吗？ …………………………………………….1
测试题目02 怎样快速整理基础数据？ …………………………………………….2
测试题目03 合同管理如何做到提前自动提醒？ ………………………………..2
测试题目04 你有最基本的逻辑判断处理能力吗？ …………………………….3
测试题目05 如何快速引用指定条件的数据？ …………………………………..3
测试题目06 如何引用满足多个条件的数据？ …………………………………..4
测试题目07 如何对海量数据进行快速统计分析？ …………………………….4
测试题目08 如何将枯燥的数据变为直观易懂的结果？ ………………………5
测试题目09 需要每个月都做相同的数据处理分析吗？ ……………………..5
测试题目10 如何为老板解释数据的差异及其背后的原因？ ………………………5
II 评估自己的Excel 水平
…………………………………………………………….6
III 如何快速掌握和提升自己的Excel 水平？
…………………………………..6
CHAPTER 01 如何正确使用Excel——先从了解Excel 规则入手 8
1.1 如何使用Excel …………………………………………………………………….8
1.1.1 先了解Excel 的重要规则
……………………………………………………….9
1.1.2 掌握日常数据处理的基本工具和技能……………………………………….9
1.1.3 掌握最核心的几个常用核心函数 ……………………………………………..9
1.1.4 学会做数据量化分析
……………………………………………………………10
1.1.5 HR 乱用Excel 的十宗罪
………………………………………………………10
1.2　正确区分基础表格和分析报告
……………………………………………….12
1.2.1 基础表单
……………………………………………………………………………13
1.2.2 分析报告
……………………………………………………………………………13
1.2.3 两个表格的关系
………………………………………………………………….14

1.3　正确输入文本、日期和数字
………………………………………………….14
1.3.1 关于文本
……………………………………………………………………………15
1.3.2 关于日期和时间
………………………………………………………………….16
1.3.3 关于数字
……………………………………………………………………………16
1.4　逻辑思维是Excel 的核心
……………………………………………………..17
1.4.1 表单设计，是对数据管理的逻辑思考……………………………………..17
1.4.2 数据分析，是对数据背后信息的逻辑思考
………………………………17
1.4.3 函数公式，是对表格计算的逻辑思考……………………………………..18
1.5　最终是数据的科学管理和量化分析
………………………………………..19
1.5.1 对数据要做好科学管理
………………………………………………………..19
1.5.2 对数据要做好量化分析
………………………………………………………..20
CHAPTER 02 HR 如何做到高效数据管理——先整理好目前的乱表 21
2.1　现有表格结构整理：让数据流动顺畅
……………………………………..21
2.1.1 实际案例剖析……………………………………………………………………..21
2.1.2 不要再犯这样的错误了
………………………………………………………..22
2.2　数据整理之一：修改非法日期和时间
……………………………………..23
2.2.1 让人忍无可忍的日期输入陋习
………………………………………………23
2.2.2 几秒完成非法日期修改 ………………………………………………………..23
2.2.3 刷卡考勤机导出的日期和时间都要整理
………………………………….25
2.3　数据整理之二：将无法计算的文本型数字转换为纯数字 ……………25
2.3.1 为什么我表格里的数字无法求和？
………………………………………..25
2.3.2 快速转换法宝之一：利用智能标记
………………………………………..26
2.3.3 快速转换法宝之二：选择性粘贴
……………………………………………26
2.3.4 快速转换法宝之三：利用分列工具
………………………………………..27
2.4　数据整理之三：快速删除眼睛看不见的字符
……………………………27
2.4.1 你为什么非要在名字中间加空格呢？……………………………………..27
2.4.2 不知从何而来的特殊字符……………………………………………………..28
2.4.3 刷卡考勤数据中会出现换行符
………………………………………………29
2.5　数据整理之四：数据分列 ……………………………………………………..29
2.5.1 分列法宝之一：分列工具，根据分隔符号分
……………………………29
2.5.2 分列法宝之二：分列工具，根据固定宽度分
……………………………30
2.5.3 分列法宝之三：使用函数……………………………………………………..31
2.5.4 分列法宝之四：使用快速填充工具
………………………………………..34

2.6　处理合并单元格及填充数据
………………………………………………….34
2.6.1 取消数据列中的合并单元格并填充数据
………………………………….34
2.6.2 取消数据行中的合并单元格并填充数据
………………………………….36
2.7　其他数据整理技巧
……………………………………………………………….37
2.7.1 复制可见单元格数据
……………………………………………………………37
2.7.2 对单元格区域数据进行批量修改
……………………………………………37
2.7.3 将行列数据进行对调
……………………………………………………………38
CHAPTER 03 HR 如何做到高效数据管理——设计规范的基础数据表单 40
3.1　要掌握数据高效输入的重要技能：数据验证
……………………………40
3.1.1 重要的数据验证工具
……………………………………………………………40
3.1.2 限制只能输入规定的日期……………………………………………………..41
3.1.3 为单元格设置下拉菜单
………………………………………………………..42
3.1.4 为单元格设置二级下拉菜单
………………………………………………….43
3.1.5 控制不能输入重复数据
………………………………………………………..46
3.2　从身份证号码自动提取信息
………………………………………………….47
3.2.1 身份证号码的编码规则 ………………………………………………………..47
3.2.2 提取办理身份证所在地的地址
………………………………………………48
3.2.3 获取真正的生日数字
……………………………………………………………48
3.2.4 计算年龄（周岁） ………………………………………………………………..48
3.2.5 判断性别
……………………………………………………………………………49
3.2.6 判断星座
……………………………………………………………………………50
3.3　利用函数从其他基本资料表自动获取基本数据
………………………..50
3.3.1 谁也离不开的最基本取数函数
………………………………………………51
3.3.2 固定标准数据用公式来解决
………………………………………………….51
3.3.3 变动数据用函数自动计算……………………………………………………..51
3.4　HR 基础表单设计练习之一：员工基本信息管理 ………………………52
3.4.1 绘制数据管理逻辑架构图……………………………………………………..52
3.4.2 字段详细描述……………………………………………………………………..53
3.4.3 表格架构设计……………………………………………………………………..53
3.4.4 规范工号输入（只允许4 位编码，不允许重复）
………………………53
3.4.5 规范姓名输入（不允许在姓名中输入空格）……………………………..54
3.4.6 快速输入部门名称
………………………………………………………………55
3.4.7 快速输入学历名称
………………………………………………………………55

3.4.8 快速输入婚姻状况
………………………………………………………………55
3.4.9 输入不重复的18 位身份证号码
…………………………………………….55
3.4.10 自动输入性别……………………………………………………………………55
3.4.11 自动输入出生日期……………………………………………………………..56
3.4.12 自动计算年龄……………………………………………………………………56
3.4.13 规范输入入职时间
…………………………………………………………….56
3.4.14 自动计算本公司工龄
………………………………………………………….56
3.4.15 保证员工基本信息的完整性
………………………………………………..57
3.4.16 规范输入离职时间
…………………………………………………………….57
3.4.17 规范输入离职原因
…………………………………………………………….58
3.4.18 设置条件格式，自动美化表格
…………………………………………….58
3.4.19 保护公式
………………………………………………………………………….58
3.4.20 数据输入与数据维护
………………………………………………………….59
3.5　HR 基础表单设计练习之二：动态考勤表 ………………………………..60
3.5.1 动态考勤表样式
………………………………………………………………….60
3.5.2 设计动态标题……………………………………………………………………..61
3.5.3 自动标识双休日
………………………………………………………………….62
3.5.4 快速输入请假类型
………………………………………………………………63
3.5.5 自动统计各类请假天数
………………………………………………………..63
3.6　HR 基础表单设计练习之三：休假管理 …………………………………..64
3.6.1 建立员工休假标准信息表……………………………………………………..64
3.6.2 建立员工休假记录表单
………………………………………………………..65
3.6.3 统计每个人的休假情况
………………………………………………………..65
CHAPTER 04 HR 如何高效批量采集数据——快速获取外部数据 67
4.1　从其他工作表导入数据
………………………………………………………..67
4.1.1 使用Microsoft Query 工具导出其他工作表数据
………………………67
4.1.2 使用Power Query 工具导出其他工作表数据…………………………..70
4.2　获取几个表的数据
……………………………………………………………….71
4.2.1 利用Mrosoft Query 获取几个表都存在的数据：根据年初年末………
信息表抓取在职人员信息 …………………………………………………….72
4.2.2 利用Power Query 只获取某个表格存在的数据：根据年初年末 …….
信息表抓取离职人员信息 …………………………………………………….74

4.2.3 利用现有连接 SQL 语句获取两个表都存在的数据：在职 ………….
老员工信息
…………………………………………………………………..76
4.2.4 利用现有连接 SQL 语句获取只存在某个表的数据：当年离职 ……..
员工信息
…………………………………………………………………………..78
4.2.5 利用现有连接 SQL 语句获取只存在某个表的数据：当年新进 ……..
员工信息
…………………………………………………………………………..78
4.3　快速汇总全年12 个月的工资表
…………………………………………….78
4.3.1 利用现有连接 SQL 方法汇总当前工作簿的12 个月工资表
………78
4.3.2 利用Power Query 汇总当前工作簿的12 个月工资表……………….81
4.3.3 利用Power Query 汇总12 个月工作簿工资表
………………………..84
4.4　快速汇总集团各个分公司全年数百个工资表
……………………………92
4.4.1 每个月工资表中有月份名称列
………………………………………………92
4.4.2 每个月工资表中没有月份名称列
……………………………………………93
4.5　导入文本数据
……………………………………………………………………101
4.5.1 导入全部数据：CSV 格式文本文件
………………………………………101
4.5.2 导入全部数据：其他格式文本文件 ………………………………………102
4.5.3 获取文本文件中满足条件的数据
………………………………………….103
CHAPTER 05 HR 数据自动高效处理和分析——掌握核心函数公式 109
5.1　HR 人必须了解和掌握的函数公式基础知识 …………………………..109
5.1.1 常见的几种公式运算
………………………………………………………….109
5.1.2 绝对引用和相对引用
…………………………………………………………. 110
5.1.3 公式中如何输入常量
…………………………………………………………. 111
5.1.4 公式和函数中的标点符号都必须是半角字符
…………………………. 112
5.1.5 如何快速准确地输入函数……………………………………………………
112
5.1.6 如何快速准确地输入嵌套……………………………………………………
112
5.2　HR 必须掌握和熟练运用的逻辑判断函数 ……………………………… 115
5.2.1 常用逻辑判断函数IF、AND 和OR
…………………………………….. 115
5.2.2 逻辑函数HR 应用之一：计算带薪年休假……………………………..
116
5.2.3 逻辑函数HR 应用之二：计算工龄工资
……………………………….. 116
5.2.4 逻辑函数HR 应用之三：计算正常出勤
……………………………….. 116
5.2.5 逻辑函数HR 应用之四：计算上班迟到区间
…………………………. 117
5.3　常用计数统计函数COUNTIF、COUNTIFS
………………………….. 118
5.3.1 函数基本使用方法
……………………………………………………………. 118

5.3.2 精确条件计数……………………………………………………………………
119
5.3.3 模糊条件计数……………………………………………………………………
119
5.4　常用求和汇总函数SUMIF、SUMIFS
…………………………………..120
5.4.1 函数基本使用方法
…………………………………………………………….120
5.4.2 精确条件求和……………………………………………………………………121
5.4.3 模糊条件求和……………………………………………………………………121
5.5　用SUMPRODUCT 来高效统计
…………………………………………..122
5.5.1 函数基本原理……………………………………………………………………122
5.5.2 条件计数
………………………………………………………………………….123
5.5.3 条件求和
………………………………………………………………………….125
5.6　最常用的查找函数VLOOKUP
…………………………………………….125
5.6.1 VLOOKUP 函数基本应用
…………………………………………………..125
5.6.2 与MATCH 函数联合使用
……………………………………………………127
5.6.3 反向查找
………………………………………………………………………….128
5.6.4 根据关键词来匹配查找
………………………………………………………129
5.6.5 模糊定位查找……………………………………………………………………129
5.7　联合使用MATCH 和INDEX 做更灵活查找
……………………………131
5.8　用IFERROR 处理公式的错误值
………………………………………….132
5.9　常用日期函数及其HR 应用
………………………………………………..133
5.9.1 获取当天日期……………………………………………………………………133
5.9.2 组合日期 ………………………………………………………………………….134
5.9.3 拆分日期
………………………………………………………………………….134
5.9.4 计算到期日
………………………………………………………………………134
5.9.5 计算年龄和工龄
………………………………………………………………..135
5.9.6 判断星期几
………………………………………………………………………135
5.10　常用HR 公式集锦
……………………………………………………………136
5.10.1 计算年龄
………………………………………………………………………..136
5.10.2 计算工龄
………………………………………………………………………..136
5.10.3 计算带薪年休假 ………………………………………………………………136
5.10.4 计算个税
………………………………………………………………………..136
5.10.5 根据税后反算税前工资
…………………………………………………….136
5.10.6 从身份证号码提取信息
…………………………………………………….136
5.10.7 判断星期几
…………………………………………………………………….137
5.10.8 一个月的天数………………………………………………………………….137
5.10.9 当月月底日期………………………………………………………………….137
5.10.10 当月月初日期………………………………………………………………..137