信息与档案管理

作者：贺存乡主编

页数：254页

出版社：浙江大学出版社

出版日期：2010

ISBN：9787308078108

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内容简介

本书分为两部分十章, 主要内容包括: 信息与信息工作、信息收集、信息处理、信息利用、信息决策管理、档案与档案工作、档案收集、档案管理、档案利用、档案管理制度。

目录

节选

　　（二）信息工作指导　　任何信息工作都应当符合信息工作的总体目标，而信息政策是实现信息工作目标的指南。要掌握和理解信息政策，宣传信息政策，及时制定或修订信息政策和信息活动规则，运用政策指导信息工作，在宏观上把握方向，在微观上解决应付环境、调整信息工作关系的问题，保证信息工作在一定原则和依据上进行，使信息资源开发策略与管理策略高度协调一致。　　（三）信息工作计划　　为了使信息工作能有效地满足单位和社会信息需求，要进行信息的总体部署和具体安排，提高信息利用率。信息工作计划的主要内容和工作重点如下。　　1.确定目标与任务　　根据工作活动的目标和意图，确定信息工作目标，制定具体可行的信息工作任务，为某个时期或某项工作的决策和运行服务以及企业经济活动目标、任务的制定和实施提供信息材料。　　2.明确信息类型与来源　　根据信息工作的目标和任务，确定所需要信息的类型和来源，针对信息的内容和已有工作条件，设计处理信息和传递信息的最有效的方法和途径。　　3.市场调研的可行性分析　　为了提高信息工作效率，在进行信息工作安排时要客观分析，决定是否有必要进行市场调研。要分析调研的价值，明确现有信息材料能否充分满足工作的需要，了解通过市场调研取得的信息是否具有重要价值、是否能满足工作活动参考；要分析调研资料的可取性，明确通过市场调研取得所需信息的可能性和可信度；要分析市场调研的效益，明确市场调研所需投入的人力和财力。　　4.规定工作流程和进度　　为了控制工作时间，保证如期完成信息工作的总体部署和具体安排，必须规定各项工作的流程和进度，编制工作进度表，绘制出各项工作计划的网络图，以便于控制工作进展，尤其是控制关键工作的进展。　　工作进度表一般包括每项工作所需要的时间、每项工作开始的日期、每项工作终止的日期。　　工作计划网络图根据工作进度表绘制，是按工作的先后顺序绘制表明各工作间关系的图形。在信息工作中，要控制好各项工作时间，保证整个工作按时完成。5.进行工作分工根据信息工作目标与任务，确定信息工作人员及组织机构，明确职责分工。（四）信息工作组织协调信息的有用性，使信息具有使用价值。但是，信息的使用价值要转化为现实价值，很大程度上取决于对信息的管理。信息资源管理的过程就是对信息的产生、形成、利用进行合理组织和有效协调的过程。信息工作组织协调的内容有：　　（1）合理组织信息、人员、设备等各种资源要素，实现信息工作最大效益。　　（2）针对工作中心和进程，及时调整具体信息工作安排和人员配置。　　（3）对整个信息资源的开发和利用活动进行协调。做好日常管理工作，加快信息的流转速度，使各部门、各环节对信息的运转及时、准确。抓好信息利用的有利时机，快速发挥信息的作用，创造社会效益和经济效益。　　（4）加强信息沟通和工作协调。为了保证信息资源的共享，要做好信息收集和信息服务的有效沟通和协作。　　要把高层管理者的意图、策略和实施方案传递给员工；要把信息资源管理的成果、现状和发展方向等情况传递给高层管理者，能够在工作发展、战略规划、提升竞争实力等方面带有全局性的问题上，及时、有效地向高层管理者提供可供决策参考的信息；要在系统、行业、单位内部进行信息沟通和工作协调。　　在信息沟通和工作协调中，要帮助人们树立信息资源管理的观念，让人们认识到信息资源在工作发展中的重要作用，指导人们更好地应用信息资源，为人们提供信息或信息技术的咨询服务。　　（五）信息工作控制　　对信息工作的控制，是通过对信息工作的目标、管理和信息价值发挥情况的审核检查来进行的。　　1.信息工作目标的审核　　检查信息工作有无明确的目标；信息工作目标是否符合单位工作活动的目标；信息工作目标是否切实可行。　　2.信息管理科学性的检查　　信息管理有分散管理、集中管理、计算机辅助管理和分散与集中相结合的综合管理。无论采用哪种类型的管理系统，都必须有利于信息的收集、处理和传输，有利于系统现有信息的汇集和提供利用，完成为各项工作活动的进行与决策提供信息材料等工作任务。要审定现有管理系统是否有具有信息功能的实现和信息工作任务的完成，以便及时进行改进和调整。　　3.信息工作质量的检查　　检查信息工作进展程度，即信息收集、处理、传递和运用是否及时、有效，是否符合单位工作目标的需要。　　……